隐私=通知=for=候选人 |维京游轮

我们保留随时更新本通知的权利。当我们对本通知进行任何可能对您产生不利影响的更新时，我们将采取措施向您发出通知。我们将以与您沟通的通常方式传达这些内容。

申请人保密声明

1. 本隐私声明的目的

维京集团公司，包括Viking Ocean Cruises II, Ltd. 及Viking River Cruises, Ltd.及其所有附属公司（统称为 “维京 ”或 “我们”/“我们的”），认为个人数据的隐私和安全是一个非常重要的议题，并承诺尊重您的数据隐私权。
本声明说明了当您作为候选人与维京公司进行互动时，维京公司如何、何时以及为何收集和处理您的个人数据。此外，它还规定了您对此类个人资料享有的权利。

本声明适用于申请维京公司一个或多个职位的任何个人。
如果您通过在线门户网站进行申请，本通知必须与我们公司网站（https://www.vikingcruises.com/privacy-policy/index.html）的一般使用隐私政策一并阅读。

2. 数据控制员;全球合规官

数据控制员负责从您的个人数据的法律实体。就适用的数据保护法而言，您的数据控制者是您申请职位的维京分属公司。

如果您对我们如何处理您的个人数据有任何疑问，请随时联系相关数据控制员和/或全球合规官。全球合规官的联系方式是：compliance@vikingcruises.com。

3. 我们持有的关于您的个人数据类型

个人数据是指可识别或可合理用于识别您身份的任何信息，无论是其本身还是与其他信息相结合。它不包括任何经过匿名化处理的数据，即无法再从中识别出你的身份的数据。有一些特殊类别的个人敏感数据受到更高级别的保护。

3.1 招聘和申请处理

我们收集和处理与Viking招聘流程相关的个人数据。我们可能会收集、存储和使用以下类别的个人数据：

个人详细资料和身份识别资料，如姓名、头衔、性别、地址、电话号码、电子邮件地址或其他联系方式、出生日期和国家、照片、公民身份和国籍；
技能和经验详情，例如您目前和以前的职位信息、教育记录、培训课程、资格和认证、工作成就、语言技能、推荐人的详细联系方式、能力评估和面试评估/反馈结果、简历、与您申请的职位相关的其他信息，以及您在求职申请中向我们披露的任何其他信息；
相关的行为信息和个性特征信息，如为评估候选人是否合适而收集的数据；
如果您通过在线门户网站提出申请，您的个人信息还包括以下类别：登录所需的用户名和数据；登录频率和活动；您使用何种软件、设备或硬件访问您的个人资料；您的个人资料偏好以及您可能在在线个人资料中填写的其他表格；任何隐私或通信渠道和频率偏好[SC1]；
面试记录、问题、笔记、电子和物理通信信息（如内向和外向电子邮件、聊天或其他即时信息、传真、电话元数据等）、评估表现数据、技术评估结果、认知测试、电话面谈录音/笔记和视频面谈录音/笔记（如适用）
在我们控制闭路电视系统的任何 EPAM 场址出现时拍摄的视频记录；
用于评估您在雇用地点工作的权利的信息，例如您的国籍、工作许可状态，包括受当地法律约束的文件证据和明确同意（如有需要）。

3.2 入职

如果您接受了维京公司的职位，我们还将收集签订劳动合同和成功应聘者入职流程所需的数据，例如：

适用的政府颁发的个人身份证号码（国民身份证号码或国民保险号码）;
家庭信息（如您的婚姻状况和相关人员的数据，以及维京公司内部任何家庭或个人关系的详细信息）；
与入职程序有关的其他个人信息，如签名、银行账户信息、紧急联系人、社会保险号、保险数据、工作许可证副本、资格证明。

3.3 敏感数据

在某些情况下，我们收集和处理的个人数据还将包括瑞士 FADP 规定的“敏感个人数据”或 GDPR 规定的“特殊类别数据”（“敏感数据”），在每种情况下，仅在适用法律允许的情况下，例如

与种族血统、宗教和哲学信仰、健康数据、工会成员身份等相关的多样性相关信息，用于根据当地法律确保维京所有候选人和员工的平等机会和待遇;
用于评估工作能力以及评估和实施法律要求的任何合理调整的健康数据;
有关刑事诉讼和制裁的信息，以及对犯罪活动（例如洗钱、腐败、恐怖主义融资和相关事项）进行必要检查所需的信息，如果当地法律要求，或者候选人申请的职位意味着特殊的信任地位，以及是否有任何犯罪行为会对雇佣关系产生直接影响（例如，在高级管理人员的职位的情况下）;
财务信息（例如摘要信用记录、银行账户详细信息、税务相关信息），如果这些信息与雇佣关系的适用性或履行相关（例如，在高级管理人员的职位上）。

3.4 第三方个人数据

在向我们提供有关您的家人或任何其他第三方的任何信息之前，如果您打算在申请中这样做（例如紧急联系人或推荐人），您必须通知相关个人，您将向我们披露他们的个人数据，并向他们提供本通知的副本。

4. 如何收集您的个人数据

当您申请Viking的一个或多个空缺职位或提交通用申请时，我们会按如下方式收集有关您的个人数据：

直接来自您，例如使用我们的在线门户或提交申请、电子邮件申请或在招聘会上;
来自招聘机构，如果您通过他们提交申请并同意他们向我们提供您的申请信息（他们决定他们希望从您那里获得什么信息，并应向您提供他们自己的隐私声明）;
来自公开来源，例如您用于求职的第三方网站和招聘网站;
经您同意，来自当前的 Viking 员工或第三方;
来自第三方网站或平台，帮助我们从公开来源验证工作经历。

5. 如何使用您的个人数据

我们仅收集出于特定目的所需的您的个人数据。您在工作申请期间收集的个人数据将仅在与实现该目的相关的范围内使用，并且仅与直接参与特定职位招聘流程的员工和第三方共享。

特别是，我们在适用的法律框架内出于以下目的处理候选人的个人数据：

如果您通过在线门户申请，则允许您注册、设置和维护在线个人资料。（法律依据：与您签订合同所必需。
通过审查我们从您那里收集的所有数据，评估您的申请以及您是否适合您申请的职位。（法律依据：为维护我们的合法利益所必需;根据下文第 6 条，对于敏感数据，例如健康数据或多样性相关信息。
获取参考信息，例如从您现在或以前的雇主那里获取参考信息。（法律依据：同意。
推进和处理您的申请，例如与您联系、进行评估和面试、确定候选人资格的适用性、维护您的申请状态信息等（法律依据：为维护我们的合法利益所必需;根据下文第 6 节的理由，适用于敏感数据，例如健康数据或多样性相关信息。
作为员工入职流程的一部分，对候选人进行背景调查，通常是针对特定职能、角色或地点。这包括，例如

验证您担任特定角色的技能、资格和背景，验证任何现有或潜在的利益冲突或任何其他可能限制或阻止您在 Viking 工作的限制（法律依据：维护我们的合法利益所必需），
验证您的财务和其他信息，如果这与雇佣关系的适用性或履行有关（法律依据：维护我们的合法利益所必需），
验证您的犯罪记录，如果这是当地法律要求的，或者与雇佣关系的适用性或履行有关（法律依据：遵守法律义务（如适用）或下文第 6 节的理由所必需）。

对您的招聘做出决定并选择最适合空缺职位的候选人。（法律依据：为维护我们的合法利益所必需;根据下文第 6 条的规定，对于敏感数据。
成功的候选人入职，例如通过收集完成员工入职流程所需的信息、创建和签署雇佣合同和其他雇佣文件、管理人力资源记录和更新员工数据库（例如，将您的申请数据存档）、在我们的信息系统中创建必要的帐户、让您访问 Viking 场所，向当局提供强制性通知，为您提供招聘职位所需的设备、培训和信息。（法律依据：为采取合同前步骤或履行我们对您的合同义务所必需;根据下文第 6 条的规定，对于敏感数据。
在招聘流程和申请处理中管理外部供应商，例如招聘机构，以及在入职过程中，例如保险公司、养老基金。（法律依据：为维护我们的合法利益所必需;根据下文第 6 条，对于敏感数据，例如健康数据或多样性相关信息。
如果您选择加入，请随时通知您并与您沟通任何实际或潜在的职位空缺。（法律依据：同意。
进行审计、审查和合规检查，以监控招聘流程和网站的质量，包括遵守 Viking 的公司政策和法律要求。（法律依据：为维护我们的合法利益所必需。
根据Viking的合法利益，对您或第三方回应投诉，处理相关问题，行使或捍卫法律索赔或履行我们的职责。（法律依据：为维护我们的合法利益所必需;根据下文第 6 条的规定，对于敏感数据。
遵守与招聘实践相关的任何法律和监管义务，例如政府报告要求，以及回复任何实际或潜在的诉讼、请求或公共或司法当局的询问，例如，如果 Viking 有义务披露个人数据以遵守任何法律义务。（法律依据：为履行法律义务所必需。
确保位于或存储在处所内的建筑物、财产和信息的安全，并防止未经授权进入安全处所，例如维护建筑物访问日志和闭路电视系统图像。（法律依据：为维护我们的合法利益所必需。

在适用的数据保护法适用的范围内，我们会在已确定使用的法律依据或例外情况的情况下使用您的数据，这意味着我们可以在不确定法律依据的情况下使用您的数据。在适用的数据保护法要求的情况下，我们使用、存储、处理和共享您的数据所依赖的法律依据可能包括：（a）履行合同;（b）合法利益：只要我们的合法利益不因对您的权利和自由的任何负面影响而超过，我们就会将您的数据用于促进我们发展业务的合法利益;（c）法律义务：我们使用您的数据是为了遵守我们的法律义务（例如确保您的健康和安全或遵守劳动法）。在适用的范围内，我们还可能基于以下理由来处理您的信息：根据适用的数据保护法可以合法地提供您的同意，在必要时保护任何个人在生死攸关的情况下的切身利益，以及被广泛认为符合公共利益。

6. 敏感数据的使用

在我们处理敏感数据时（特别是上文第 3.3 节和第 5 节），这种处理始终以合理预期的方式公平合法地进行，并基于适用法律规定的处理法律依据，例如，在适用的 GDPR 的情况下：（i）您已明确同意;（ii）阁下已明确公开个人资料;（iii）为履行与就业、社会保障和医疗保健相关的适用法律中的义务或行使权利而需要处理;（iii）为确立、行使或捍卫法律主张而必须进行处理;（iv）处理对于评估您的工作能力是必要的;（v）出于重大公共利益的原因，必须进行处理。

7. 候选人未能提供信息

在招聘过程中，您没有义务向我们提供个人数据。但是，如果您的个人资料不完整和/或不准确，我们可能无法正确或根本无法处理您的申请，您的申请可能会被拒绝。

8. 数据共享

我们仅与以下类别的人士共享您的个人数据：

直接参与特定职位的招聘和/或入职流程以及任何未来招聘流程的 Viking 和 Viking 附属公司的招聘团队和员工，视情况而定;

参与招聘和/或入职流程的第三方服务提供商，他们受合同保密约束，例如我们的 IT 系统或托管服务提供商、云服务提供商、社交媒体平台、数据库提供商、顾问（包括您曾经申请 Viking 的招聘机构、律师等）、对候选人进行就业前检查和评估的第三方提供商，和保险公司。在这些情况下，我们会采取措施确保服务提供商符合我们的数据安全标准，以确保您的个人数据安全：根据合同，他们有义务根据本声明和我们的指示仅出于特定目的处理您的个人数据，并遵守适用的数据保护法律以及某些技术和组织安全措施，包括与IT管理、风险评估和措施（例如物理控制、逻辑访问控制、恶意软件和黑客保护;数据加密措施、备份和恢复管理措施）相关的措施;

在您向维京提出申请时提供的推荐人;

根据适用法律或应其要求，或为了维护我们的合法利益，或为了遵守与您签订的合同义务，我们被要求披露信息的当局（行政机构或法院或诉讼方）。

我们仅将您的个人数据传输到欧洲经济区以外的地方，无论是 Viking 关联公司还是第三方，（i）根据欧盟委员会的决定，这些国家/地区被认为提供了足够的数据保护水平，或者在没有保证充分保护的此类立法的情况下，（ii）基于 Viking 已采取的适当保护措施，包括合同措施，例如欧盟委员会采用并经主管数据保护机构认可的标准合同条款;这些条款的副本可在此处获得： https://ec.europa.eu/info/law/law-topic/data-protection/international-dimension-data-protection/standard-contractual-clauses-scc_en）或当地适用法律规定的其他法定豁免。

9. 数据安全

我们致力于保护您的个人数据免遭未经授权的访问、使用或披露。我们已采取适当的安全措施，以防止您的数据意外丢失、以未经授权的方式使用或访问、更改或披露。我们维护组织、技术和物理保护措施，以帮助保护我们从您那里收集、存储、处理和使用的数据，包括防火墙、反垃圾邮件和反恶意软件工具、匿名协议、加密和有限访问控制。这些保护措施因各种因素而异，包括数据的敏感性。如果任何数据以硬拷贝形式存储，则纸质文件和副本将存储在安全的场所。

我们的 IT 系统通过各种级别的受控和密码保护访问权限受到保护，防止未经授权的访问。我们将对您的数据的访问限制为那些需要知道的人员和第三方，即需要访问以履行与服务提供相关的任务和职责的人。对任何敏感数据（例如健康相关数据或当地法律要求的任何敏感数据）的访问通常仅限于决策人员，通常是招聘团队。此外，所有服务提供商都可以根据 Viking 的指示处理您的数据，并且他们负有保密义务。

尽管有所有合理的做法，但没有一种安全方法是万无一失的。我们已经实施了处理任何实际或可疑数据安全漏洞的程序，并将在法律要求的情况下通知您和任何适用的监管机构有关违规行为的信息。

10. 自动处理您的数据

我们可能会使用自动处理方法根据您的个人数据做出决定。做出此决定的逻辑是基于职位描述的要求以及您的经验和背景是否符合这些要求，因此如果您的个人资料不符合职位描述的最低要求，您的申请可能会被拒绝。如果我们使用自动处理方法，您有权要求获得相应的通知，要求自然人审查相关决定（如果该决定完全基于此类处理），并通过提交数据主体请求对该决定提出异议。

11. 数据保留

我们将您提供给我们的数据存储在我们运营的全球国家/地区的不同 IT 系统上。

我们只会在合理必要的时间内保留您的个人数据，以实现我们收集数据的目的（只要我们的合法权益或您的同意（如适用）仍然有效）或遵守法律或内部政策要求，以较长者为准。一般而言，尽管由于当地法律要求（例如基于税法）可能存在例外情况，但与Viking内部职位落选者相关的数据将在我们通知您最近一次申请不成功之日起24个月内保留。以适用法律规定的任何最长存储期限为准。在签订雇佣合同的情况下，我们将根据 Viking 的“船员和人员隐私声明”处理您的个人数据，该声明将在雇用时单独提供。在保留期过后，您的个人信息将被删除或匿名化。

关于闭路电视，我们会在适用的数据保护法允许和/或要求的时间内保留录制的镜头。在这段时间之后，任何闭路电视录制的录像都会被自动删除，除非它是正在进行的调查或法律要求保留的证据。

12. 您的数据和隐私权

根据适用的数据保护法，您可能拥有以下权利，具体取决于您所在的司法管辖区以及处理您的个人数据的司法管辖区：

请求访问 您的个人数据的权利。这使您能够收到我们持有的关于您的数据的副本，并检查我们是否合法地收集和使用这些数据;
有权要求更正 我们持有的有关您的个人数据。这使您能够完成或更正我们持有的关于您的任何不完整或不准确的数据;
要求删除 您的个人数据的权利。这使您能够要求我们删除或移除我们没有充分理由继续使用的数据。如果您行使了反对处理的权利（见下文或在有限的其他情况下），您也有权要求我们删除或移除您的数据;
在我们依赖合法利益（或第三方）的情况下反对处理 您的个人数据的权利，前提是我们处理的理由不超过对您的数据隐私权的任何损害;
有权要求限制 收集或使用您的个人数据。这将使您能够要求我们暂停使用有关您的个人数据，例如，如果您希望我们确定其准确性或使用原因;
有权将您的个人数据移植到新的供应商;
如果我们依赖同意作为使用您的数据的法律依据，则有权拒绝或撤回您对处理您个人数据的同意。

如果您想行使您的任何数据和隐私权（取决于您在适用的数据保护法下可能拥有的特定权利），或者您对我们如何使用您的数据有任何疑问或疑虑，请联系相应的数据控制者和/或全球合规官（见上文第 2 节）。

我们将根据适用的数据保护法的要求尊重此类请求、撤回或反对，但这些权利不是绝对的：它们并不总是适用，并且可能会获得豁免。行使您的权利是免费的，但我们可能会收取合理的费用，或者如果出现多个类似的、连续的请求或明显没有根据或过度的请求，我们可能会拒绝遵守您的请求。我们也有权以法定理由拒绝请求，在这种情况下，我们将通知您这一点及其原因。为了满足您的要求，我们可能会要求您验证您的身份和/或提供特定数据，以帮助我们确保您的数据不会泄露给任何无权接收数据的人，并更好地了解您的请求。

您可以指定授权代理人代表您提出请求。提交请求时，请确保将授权代理标识为授权代理。

我们不会因为您提出任何这些要求而歧视您。

如果您想就我们处理您的个人数据的方式提出投诉，您可以联系我们的全球合规官（见上文第 2 节）。

如果您对我们的回复不满意或认为我们正在违法处理您的个人数据，您也可以联系您居住或工作所在司法管辖区的数据隐私管理局，或您认为出现与您的个人数据有关的问题的地方（瑞士见 https://www.edoeb.admin.ch/en/contact-2;欧洲经济区国家见 https://edpb.europa.eu/about-edpb/about-edpb/members_en;英国见 https://ico.org.uk/global/contact-us/）。